Et forstudie er en afgrænset opgave, der giver ledelsen et svar på, om infrastrukturen skal flyttes, hvad der i givet fald skal flyttes, og hvad det kræver. Det ender med en beslutning, også når beslutningen er at blive, og det kommer før alle samtaler med udbydere om tilbud.
Forstudiet står før flytningen og afgør, om der overhovedet skal være en. Holdes de to ting adskilt, kan forstudiet konkludere frit, uden at nogen har investeret i et bestemt svar.
Hvad forstudiet skal svare på
Fem spørgsmål bærer et forstudie om infrastruktur.
Hvorfor? Hvad er den egentlige grund til at se på placeringen: et kundekrav, en udløbende aftale, servere, der skal skiftes, en ændret risikovurdering eller prisen? Grunden afgør, hvad der tæller som et godt svar. Er grunden et kundekrav, skal svaret vise, at kravet kan opfyldes. Er grunden prisen, skal svaret vise poster. Læs om årsagerne, hvis I er i tvivl om, hvilken der vejer tungest.
Hvad har vi? En liste over systemer med de oplysninger, flytningen afhænger af: hvad de kører på, hvor de står, hvad de taler med, hvilke licenser der binder dem, og hvem der ejer dem i forretningen. Den liste er grundlaget for alt andet, og det tager tid at gøre den komplet.
Hvad kan flyttes, og hvordan? For hvert system en metode eller et udfald: flyt uændret, tilpas, byg om, bliv, luk eller afløs. Det står i flyt, tilpas eller byg om.
Hvortil? Hvilke placeringer der er relevante: en europæisk udbyder, colocation, eget serverrum, en kombination. Forstudiet beskriver, hvilke krav en udbyder skal opfylde, så valget af udbyder bagefter kan ske på et fast grundlag. Læs jeres krav på én side.
Hvad koster det, og hvad giver det? Poster i ord med overslag i tid og roller, og en opstilling, hvor det at blive har sine egne poster. Det står i business casen.
Hvad forstudiet leverer
Leverancen er kort. Ledelsen skal kunne læse den på kort tid, og driften skal kunne arbejde videre ud fra bilagene.
Et beslutningsoplæg på få sider med anbefalingen, de muligheder, der er overvejet, og hvad der skal ske, hvis anbefalingen følges. Læs beslutningsoplægget.
En systemliste som bilag med metode, afhængigheder og overslag pr. system.
En liste over det, der ikke kunne afklares, og hvad det kræver at afklare det. Et ukendt punkt er også et resultat. Det fortæller ledelsen, hvor usikkerheden ligger.
Sådan afgrænser I forstudiet
Sæt en slutdato, før I begynder. Et forstudie uden slutdato glider over i et projekt. Sæt også en grænse for, hvor dybt der skal graves pr. system. Det er nok at vide, hvilken metode der er realistisk, og hvad der kan vælte den. Den detaljerede plan hører til flytningen.
Afgræns også, hvad der ikke er med. Programmer, som en anden leverandør driver for jer på abonnement, er et andet spørgsmål. Det samme er en exit-plan for de systemer, der bliver. Begge kan nævnes som næste skridt.
Vælg, hvem der skriver. Det kan være jeres egen arkitekt eller IT-chef, en ekstern rådgiver eller en partner, der også tilbyder selve flytningen. Det sidste kan fungere, når det står i oplægget, at den, der har skrevet det, kan have en interesse i svaret. Læs hvem kan svare.
Det, forstudiet ikke må forudsætte
Et forstudie, der begynder med en udbyder i tankerne, ender med den udbyder. Lad udbyderne vente, til kravene står skrevet. Det er også fristende at begynde med en pilot. En pilot er nyttig, når der er noget, den skal bevise. Før forstudiet ved I ikke, hvad det er.
Forstudiet må heller ikke forudsætte, at alt skal flytte. Hvilke systemer forretningen ikke kan undvære, og hvor længe, er et godt sted at begynde. exit-plan.dk har en metode til at lade forretningen afgøre, hvilke systemer det er, og den kan bruges direkte som grundlag for systemlisten.
Hvad det kræver, og hvad det koster at lade være
Forstudiet kræver tid fra den, der kender infrastrukturen, samtaler med systemejerne og en person fra økonomi, der kan sige, hvad der binder i aftalerne. Omfanget afhænger af antallet af systemer og af, hvor godt de er dokumenteret i forvejen. Sæt et antal uger på som spænd, og hold fast i slutdatoen.
Uden forstudie træffes beslutningen på et tilbud. Tilbuddet beskriver det, udbyderen kan levere. Hvad I selv skal bruge, står ingen steder. Det betyder, at systemer, der ikke passer, opdages under flytningen, hvor de koster mest at håndtere: i forlænget parallel drift, i ekstra ombygning og i nedetid, ingen havde regnet med. Et forstudie, der ender med at anbefale at blive, har også værdi. Det giver et dokumenteret svar, næste gang spørgsmålet kommer fra en kunde eller en bestyrelse.
Det skal I lade være med
- At lade forstudiet vælge udbyder · det skal beskrive krav, så valget bagefter kan prøves mod dem.
- At begynde uden slutdato · så bliver forstudiet til flytningens første fase uden en beslutning.
- At skjule, hvem der har skrevet det · ledelsen skal kunne se, om forfatteren har en interesse i svaret.
Det skal valget kunne vise
- ☐ Grunden til at se på placeringen, skrevet i én sætning.
- ☐ En systemliste med metode, afhængigheder og overslag.
- ☐ Kravene til en placering, uden udbydernavne.
- ☐ Det, der ikke kunne afklares, og hvad det kræver.
- ☐ En anbefaling, hvor det at blive er vurderet på lige fod med de andre muligheder.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Skriv grunden og slutdatoen ned, før I samler systemlisten. Så ved alle, hvad forstudiet skal svare på, og hvornår.
Læs også: Før I flytter infrastruktur · Det, I skal have klar til en gennemgang
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Exit-plan og exit-rådgivning hos Nielco IT
